سند از جمله مهمترین ادله اثبات دعوی در امور مدنی محسوب می‌شود. ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی در تعریف سند بیان می‌کند سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد؛ بنابراین، طبق تعریف فوق دو عنصر نوشته بودن و قابل استناد بودن در مقام دعوی و دفاع از ارکان متشکله سند محسوب می‌شود.
ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی سند را به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌کند و حسب موضوع این اسناد از اعتبار متفاوت برخوردار است. (نوشته هر علامت یا خطی است که بر روی صفحه نمایان باشد.)
طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سند رسمی توسط مأمور رسمی در حدود صلاحیت در تنظیم سند و با رعایت مقررات قانونی تنظیم می‌شود که با حصول رعایت این ۳ شرط که از ارکان متشکله سند رسمی است قانونگذار اعتبار خاصی برای آن قایل شده و انکار یا تردید را علیه آن مسموع ندانسته و اصل صحت را بر آن لازم اتباع می‌داند. مگر آن که علیه آن ادعای جعل شود. طبق ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی، اسناد در دو مورد اعتبار سند رسمی را دارند: در حالت نخست، طرفی که سند علیه او اقامه شده است، صدور آن را از منتسب‌الیه تصدیق کند و در حالت دوم، در محکمه ثابت شود که طرفی که سند را تکذیب کرده، در واقع مهر یا امضا کرده است.
اما اسناد عادی این وی‍ژگی را ندارند. مواد ۱۲۸۷ و ۱۲۹۳ قانون مدنی سایر اسناد را که فاقد شروط مندرج در ماده ۱۲۸۷ در خصوص سند رسمی باشد را سند عادی دانسته است. در نتیجه رکن اصلی سند عادی امضا انتساب آن به منتسب‌الیه است. (ماده ۱۲۹۳ قانون مدنی)
دفاع در قبال سند
در فرآیند دادرسی پس از ارایه سند و استناد به آن طرف مقابل به دو صورت دفاع ماهوی و شکلی می‌تواند دفاع کرده و سند را مورد تعرض قرار دهد.
دفاع ماهوی: در این روش اصالت سند از طرف کسی که علیه او مورد استفاده قرار گرفته، مورد پذیرش است، اما نسبت به موضوع محتویات سند، ماهیتا دفاع می‌کند. شیوه‌های دفاع ماهوی در برابر اسناد بسیار متنوع است که از جمله مهمترین آن‌ها ادعای بطلان سند، ادعای فسخ معامله، انجام تعهد است.
دفاع شکلی: روش دیگر دفاع شکلی است که این روش به شکل ظاهری سند و اصالت آن خدشه وارد می‌کند. در فرایند دادرسی، اسناد به لحاظ شکلی از جهت رسمی بودن یا عادی بودن به سه شکل جعل، انکار و تردید مورد تعرض قرار می‌گیرد.
اقسام دفاع شکلی
انکار: فرد، خط، امضا، مهر یا اثر انگشت منتسب به خود را انکار کرده و اظهار کند، آنچه منتسب به او شده، مربوط به وی نیست.
تردید: اگر کسی که سند در مقابل او ارایه می‌شود، امضا کننده آن نباشد بلکه قائم‌مقام او باشد مثل ورثه، می‌تواند نسبت به اصالت آن و انتساب امضا به امضا کننده تردید کند.
جعل: به معنای ادعای قلم‌بردگی و تغییر در ساختار سند یا امضا یا ساخت سند غیر واقعی است. پرسشی که مطرح می‌شود، این است که عدم پاسخ و سکوت کسی که سند علیه او ابراز شده است می‌تواند قرینه صحت انتساب سند به او باشد؟ به نظر می‌رسد با توجه به مفاد مواد ۲۱۷، ۱۹۹ و ۱۹۸ آیین دادرسی مدنی، سکوت طرف مقابل در برابر سند ابرازی به لحاظ عدم تعرض به مفاد سند، واکنش مثبت تلقی و موجب بقای اصل اولیه و حجیت مفاد سند به نفع طرف مقابل باشد. در خصوص تکذیب باید تکذیب ادعا را از تکذیب سند متمایر دانست. در تکذیب ادعا طرف، ادعای مدعی‌علیه را قبول نداشته و آن را رد می‌کند؛ بنابراین اگر ادعا مستند به دلیل باشد صرف تکذیب اثری ندارد، اما تکذیب سند عادی در مقام دفاع موثر است و استفاده‌کننده را ملزم به اثبات اصالت می‌کند.
تفاوت و تعرض‌پذیری اسناد رسمی و عادی
۱- سند رسمی: طبق ماده ۷۰ قانون ثبت، سندی که مطابق قانون به ثبت رسیده باشد، رسمی است و تمام محتویات و امضا‌های مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر آنکه جعلیت آن ثابت شود بنابراین تنها با اقامه دلیل (ماده ۲۱۹ قانون آیین دادرسی مدنی) می‌توان علیه سند رسمی ادعای جعل کرد و انکار و تردید نسبت به آن پذیرفته نخواهد بود.
اعتبار رونوشت اسناد رسمی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است، طبق ماده ۷۴ قانون ثبت به منزله اصل سند خواهد بود و ابراز کننده آن ملزم به ارایه اصل سند نیست مگر در صورت اثبات عدم مطابقت با دفتر.
البته ماده ۷۴ قانون ثبت را نباید با ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی در خصوص رونوشت یا تصویر اسناد اشتباه کرد؛ بنابراین تصویر سند رسمی که برابر اصل شده، به منزله اصل سند نیست و در نتیجه اگر سند مورد ادعای جعل قرار گیرد باید اصل آن در مهلت مقرر به دادگاه تسلیم شود؛ بنابراین توضیحات، در مقابل سند رسمی فقط ادعای جعل قابل پذیرش است و تا زمانی که ادعای جعل به اثبات نرسد، سند معتبر خواهد بود.
۲- اسناد عادی: امضا مهمترین رکن سند عادی است، اسناد عادی هیچ یک از ارکان سند رسمی را ندارد و تنها رکن سند عادی، امضای منتسب‌الیه است؛ بنابراین طرف می‌تواند در مقابل ارایه سند عادی سکوت کند یا اصالت آن را بپذیرد یا می‌تواند خط، امضا، مهر یا اثر انگشت منتسب به خود را انکار یا نسبت به آن تردید کند.
در خصوص ارزش اثباتی اسناد الکترونیکی و امضا الکترونیکی مواد ۱۲ الی ۱۶ قانون تجارت الکترونیک آن را قابل استناد و دارای اعتبار می‌داند همچنین ماده ۱۴ و ۱۵ قانون تجارت الکترونیک مفاد کلیه داده پیام‌هایی که به طریق مطمئن نگهداری شده‌اند را در حکم اسناد معتبر و قابل استناد در مراجع قضایی و حقوقی دانسته است، ضمن آنکه نسبت به آن و امضا الکترونیکی مطمئن، انکار و تردید را مسموع ندانسته و تعرض به آن را تنها با ادعای جعلیت قابل پذیرش می‌داند.
اعتبار اسناد رسمی و عادی
مندرجات هر سند اعم از رسمی و عادی علیه اشخاصی که آن را امضا کردند و نیز قائم‌مقام قانونی آن‌ها معتبر است و علی‌القاعده نمی‌توان آن را به اشخاص ثالث تحمیل کرد، اما به موجب ماده ۱۲۹۰ اعتبار اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد؛ بنابراین مفاد اسناد رسمی را، چنانچه در قانون تصریح شده باشد، می‌توان به اشخاص ثالث تحمیل کرد. مثل معاملات راجع به اموال غیر منقول.
مهمترین تفاوت اسناد عادی و رسمی، قواعد حاکم بر تعرض‌پذیری است. بدین معنا که اولاً تعرض‌پذیری اسناد عادی عام و فراگیر است و برای دفاع در مقابل اسناد عادی می‌توان از انواع تعرض اعم از جعل، انکار و تردید استفاده کرد و ثانیاً تکرار تعرض به سند عادی امکان‌پذیر است.