بر اساس ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک، دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت یا کسی را که ملک مزبور به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثا به او رسیده باشد، مالک خواهد شناخت.
هر کس می‌خواهد خانه‌ای، ملکی یا آپارتمانی بخرد یا بفروشد، در عرف به بنگاه‌های املاک مراجعه می‌کند، قراردادی در قالب بیع‌نامه و قولنامه می‌نویسد، مبالغی از ثمن معامله را رد و بدل می‌کند و قرار‌هایی برای حضور در دفتر اسناد رسمی و نقل و انتقال رسمی ملک می‌گذارد، ولی با وجود همه این التزام‌های قراردادی، در موارد بسیاری، بین خریدار و فروشنده، اختلافاتی پیش می‌آید.
بر اساس ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک، دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده یا کسی را که ملک مزبور به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثا به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت. همچنین بر اساس ماده ۴۷ همان قانون نقل و انتقال اموال غیرمنقول، تنها به موجب سند رسمی امکان پذیر است.
بیع‌نامه همان قرارداد فروش بوده که برای طرفین لازم‌الاجراست، بر خلاف عقودی مانند صلح و هبه، در عقد بیع که تملیک عین به عوض معلوم است، یک مبیع و یک ثمن وجود دارد که باید بین آنها تعادل باشد.
به لحاظ عرفی، بیع‌نامه سندی عرفی است که طرفین می‌نویسند و تابع تشریفات رسمی در محضر است.
بیع‌نامه مقدمه سند رسمی
در معاملات املاک، ابتدا بیع‌نامه یا همان مبایعه‌نامه و مبالغ مورد نظر رد و بدل می‌شود. البته بیع‌نامه می‌تواند مورد انکار و تردید قرار گیرد همچنین بانک‌ها نمی‌توانند بر روی مبایعه‌نامه، به خریدار وام اعطا کنند.
بیع‌نامه می‌تواند به صورت عادی و نیز به صورت رسمی در محضر نوشته شود، اما غالبا بیع‌نامه، در عرف املاک، عادی بوده و مقدمه‌ای برای سند رسمی است و در ادامه آن، تشریفات تنظیم سند رسمی انجام می‌شود.
ضرورت پایبندی طرفین نسبت به قولنامه
در تعریف قولنامه نیز باید گفت: قولنامه نوشته‌اى غالباً عادى حاکى از توافق بر واقع ساختن عقدى در مورد معینى بوده و ضمانت اجراى تخلف از آن پرداخت مبلغى معین است. این توافق‌ها مشمول ماده ۱۰ قانون مدنى است که بر اساس آن، «قرارداد‌های خصوصی نسبت به کسانی که آن را منعقد کرده‌اند، در صورتی که مخالف صریح قانون نباشد نافذ است.»
قولنامه یک عمل حقوقى حاصل اراده دو طرف است که خواسته‌اند با این عمل، حقوق و تکالیفى در روابط حقوقى خود ایجاد کنند. همچنین ماده ۱۰ قانون مدنى که مبتنى بر اصل آزادى قراردادهاست، عمل آنها را به رسمیت مى‌شناسد و در روابط حقوقى آنها مؤثر است.
اگر قولنامه، صرف یک قول یا تعهد یک‌جانبه باشد، باید گفت که تعهدات یک‌جانبه الزام‌آور نیست. قولنامه نیز مقدمه عرفی بیع‌نامه بوده و بر اساس آن، فروشنده در مقابل اخذ مبلغی، متعهد به فروش می‌شود بنابراین به دلیل اینکه قولنامه‌های فعلی، عرفا معوض است، در حدود شرایطی که نوشته شده است، الزام‌آور خواهد بود و برای طرفین لازم‌الاجراست و باید نسبت به آن پایبند باشند.
همانطور که در مورد قولنامه گفته شد، خریدار، مبلغی را به عنوان پیش‌پرداخت به فروشنده می‌پردازد و در مقابل، فروشنده متعهد به فروش می‌شود. مبلغ پرداختی، در مقابل ثمن معامله، ناچیز بوده، اما در همین حد نیز الزام‌آور خواهد بود.
منتفی بودن نقل و انتقال دوباره در سندی که ثبت رسمی شده است
بر اساس ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک، «همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده یا کسی را که ملک مزبور به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثا به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت. در مورد ارث هم ملک وقتی در دفتر املاک به اسم وراث ثبت می‌شود که وراثت و انحصار آنها محرز و در سهم‌الارث بین آنها توافق بوده یا در صور اختلاف حکم نهایی در آن باب صادر شده باشد.»
با توجه به مفاد این ماده، باید گفت: انکار و تردید نیز در مورد اسناد رسمی، وجود نخواهد داشت. همچنن به دلیل مالکیت شخصی، نقل و انتقال دوباره در سندی که ثبت رسمی شده، به طور کلی منتفی است، حال آنکه در اسناد عادی ممکن است این اتفاق، بار‌ها رخ داده و مشاهده شود.
تشریفات معاملات و ثبت املاک به نوع ملک بستگی دارد
تشریفات مربوط به معاملات و ثبت املاک، به نوع ملک بستگی دارد. به عنوان مثال، در معاملات مربوط به املاکی که متعلق و مربوط به برخی نهاد‌ها یا ارگان‌ها هستند، باید مجوز‌های لازم از آنها اخذ شود.
در مورد سایر املاک که از سوی افراد عادی مورد معامله قرار می‌گیرد و ارتباطی با دستگاه‌ها و نهاد‌ها ندارد، نیز بسته به نوع ملک، لازم است مجوز‌های لازم از سوی شهرداری‌ها، ادارات آب، برق و گاز، مجوز‌های پایان کار و مواردی از این دست، مورد بررسی قرار گیرد و در حقیقت، قبل از انجام معامله و ثبت، استعلام شود تا بعدها، خریدار با مشکلاتی مواجه نشود.
درست است که انجام تشریفات مربوط به معاملات و ثبت آنها، زمان‌بر است، اما این موضوع، بسیار به نفع طرفین معامله است و حقوق اشخاص و جامعه را مد نظر دارد.
هنگامی که ملکی به صورت رسمی، منتقل و ثبت می‌شود، به دلیل انجام استعلام‌های مختلف از نهاد‌ها و دستگاه‌ها، این اطمینان خاطر در میان افراد ایجاد می‌شود که ملک مورد نظر، در گذشته به ملکیت افراد دیگری منتقل شده است. این در حالی است که در خصوص مبایعه‌نامه‌های عادی، این میزان اعتبار وجود ندارد.