نخستین اثر حقوقی قولنامه، تنظیم سند رسمی است و اعم از اینکه، آن را قولنامه (تعهد فروش) یا مبایعه‌نامه (سند فروش) بنامیم، قولنامه حاوی یک تعهد و قول است.
هنگامی که خریدار و فروشنده قصد انجام معامله‌ای را دارند، اما هنوز مقدمات لازم را فراهم نکرده‌اند، قراردادی منعقد کرده و در آن، دو طرف تعهد می‌کنند که معامله را با شرایط معین و ظرف مهلتی خاص انجام دهند. این توافق‌ها مشمول ماده ۱۰ قانون مدنی است.موضوع مهم، این است که سند مورد نظر، اثبات‌کننده وقوع معامله و مالکیت باشد و حال آن که قولنامه چنین اثری را ندارد. به این معنا که تا زمانی که فروشنده در دفتر اسناد رسمی ملک را منتقل نکرده است، نه خریدار می‌تواند ادعای انجام معامله را داشته باشد و نه اشخاص ثالث می‌توانند به وقوع معامله بین طرفین استناد کنند.در روند عادی، طرفین در دفترخانه حاضر شده و با رعایت تشریفات مورد نیاز، اقدام به ثبت مالکیت می‌کنند که این مهمترین اثر حقوقی قولنامه است. حال اگر یکی از طرفین معامله از تعهدات خود سر باز زند، چه اتفاقی می‌افتد؟
در این فرض، مهمترین اثر قولنامه که تنظیم سند و انتقال است، آشکار می‌شود و متعهدله می‌تواند الزام متعهد را به انجام تعهد بخواهد.محکمه نیز با توجه به مفاد قرارداد و اوضاع و احوال، امارات و قراین موجود، حکم خود را صادر می‌کند و تا زمانی که به این تعهد عمل نشود، همچنان به قوت خود باقی است و حتی مرگ متعهد نیز نمی‌تواند تعهد را از بین ببرد و این تعهد به وراث منتقل می‌شود و در صورت امتناع آنها، دادگاه می‌تواند الزام آنها به تنظیم سند را بخواهد.
بایسته‌های دعوای الزام به تنظیم سند رسمی مال غیرمنقول
از بایسته های دعوای الزام به تنظیم سند رسمی مال غیرمنقول می توان به این موارد اشاره کرد:
وجود قراردادی که به صراحت، تعهد به انتقال مال غیرمنقول مورد معامله را جزء تعهدات فروشنده آورده باشد.تعهد صریح فروشنده در قرارداد به حضور در تاریخ معین در دفتر اسناد رسمی مشخص جهت امضای سند انتقال. مطلوب است که وجه التزام یا به اصطلاح جریمه موثری برای عدم حضور فروشنده در دفتر اسناد رسمی، پیش‌بینی شده باشد.گواهی عدم حضور فروشنده در دفتر اسناد رسمی از دفترخانه معین توسط خریدار اخذ شده باشد.اگر اظهارنامه‌ای برای حضور در دفتر اسناد رسمی به وسیله خریدار، به فروشنده ابلاغ شده است، تصویر برابر اصل شده آن، پیوست دادخواست شود.عنداللزوم تامین دلیل برای اثبات تصرف خریدار در مورد معامله انجام و سوابق آن پیوست دادخواست شود.
در صورتی که مورد معامله، بنا (اعم از مسکونی، تجاری یا اداری ) است، قبل از اقامه دعوی اطمینان حاصل شود که ملک مورد معامله دارای پایان کار و گواهی عدم خلاف از شهرداری است؛ زیرا صدور و انتقال سند در شهرها منوط به پایان کار و گواهی عدم خلاف شهرداری است.مورد معامله باید دارای سابقه ثبتی یا در جریان ثبت باشد. برای املاکی که سابقه ثبتی ندارد یا در جریان ثبت نیست، انتقال سند رسمی موضوعیت ندارد.دادخواست باید به تعداد فروشندگان به علاوه یک نسخه و به دادگاه محلی که ملک در آنجا قرار دارد، تسلیم شود.
اقدامات دادگاه برای الزام به تنظیم سند
احراز مالکیت خوانده: از طریق استعلام ثبتی (اگر شماره پلاک در قولنامه اشتباه ثبت شده باشد، دادگاه آن را اصلاح می‌کند و حکم به انتقال می‌دهد.)
احراز مالکیت خوانده بر تبعات مبیع: به عنوان مثال، در مورد تلفن، استعلام از طریق اداره مخابرات.
احراز تادیه قسمتی از ثمن (پیش‌پرداخت) و محاسبه مابقی ثمن و قید در حکم: در مورد چک، استعلام از طریق بانک.
احراز انجام معامله و قرارداد، از بررسی اسناد و اظهارات طرفین و شهود: ملاحظه اصل مبایعه‌نامه، توجه به دفاعیات خوانده، توجه به اهلیت طرفین، توجه به نحوه تحریر سند عادی، توجه به مفهوم و ماهیت سند تنظیمی و شروط و تعهدات طرفین.
احراز هویت و شناسایی فروشنده و خریدار و در صورت فوت آنها ورثه با ملاحظه انحصار وراثت.
تحقیق درباره مورد معامله، اگر در رهن بانک باشد تعیین و احراز میزان بدهی، با حفظ حقوق مرتهن یا بازداشت‌کننده مقدم، حکم به الزام به انتقال داده شود.
توجه به هزینه‌های انتقال سند و عهده‌دار بودن آن از سوی طرفین: هزینه‌های لازم به طور معمول برای انتقال (مالیات و عوارض شهرداری) بر عهده مالک و هزینه تحریر سند بالمناصفه بر عهده طرفین است.انجام هر گونه تحقیق و اقدامی که برای کشف حقیقت لازم باشد: مثلا در مورد تملک مالکانه، معاینه محل برای احراز تصرفات.
ضمانت اجرای الزام فروشنده به تنظیم سند رسمی به نام خریدار
طبق ماده ۲۲۰ قانون مدنی، متعاملین به تمامی نتایجی نیز که به موجب عرف و عادت یا به موجب قانون، از عقد حاصل می‌شود، ملزم هستند.فروشنده طبق عرف و عادت و مواد 22، 46 و 47 قانون ثبت، ملزم به تنظیم سند رسمی است و عدم قید آن در سند موجب برائت فروشنده نخواهد بود. بنابراین به نظر می‌رسد، در قراردادهایی که عرفا و قانونا باید برای مبیع، سند رسمی تنظیم شود، چه این مطلب در قرارداد ذکر شده و چه ذکر نشده باشد، فروشنده ملزم به تنظیم سند رسمی خواهد بود.اما باید توجه داشت، در برخی قراردادها چنین تصریح می‌شود که «اگر فروشنده منصرف شده یا جهت تنظیم سند رسمی مراجعه نکند، فلان مبلغ را باید بپردازد» که در این صورت، به فروشنده اختیار داده شده است که بین پرداخت وجه التزام و تنظیم سند، یکی را انتخاب کند و خریدار نیز صرفا می‌تواند وجه التزام را درخواست کند یا الزام به تنظیم سند را بخواهد. مگر اینکه در قرارداد فی مابین، تصریح به هر دو تعهد شود، یعنی تصریح شود در صورتی که فروشنده در اجرای تعهد خود تاخیر کند، علاوه بر اجرای تعهد و الزام به تنظیم سند، باید مبلغی را به عنوان وجه التزام بپردازد.
برخی موانع طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی
خریدار قبل از اقامه دعوی باید اطمینان حاصل کند که ملک مورد معامله، در رهن یا بازداشت نباشد؛ زیرا دادگاه به انتقال ملکی که در رهن دیگری یا بازداشت است، رای نخواهد داد. در این حالت باید فک رهن مورد معامله را نیز از دادگاه مطالبه کند.همچنین در مواردی که فروشنده، مالک رسمی مورد معامله نباشد، خریدار می‌تواند با طرح شکایت با موضوع فروش مال غیر، در جهت احقاق حق خود اقدام کند.در این موارد الزام فروشنده به تنظیم سند رسمی انتقال امکان‌پذیر نیست؛ چرا که وی مبادرت به فروش مالی کرده که قانونا متعلق به وی نبوده است.
نحوه اجرای حکم صادره در صورت امتناع فروشنده
پس از صدور حکم قطعی، خریدار باید اجرای حکم را از واحد اجرای احکام درخواست کند. حکم اجرایی به محکوم‌علیه ( فروشنده) ابلاغ می‌شود و اگر وی ظرف 10 روز حکم را اجرا نکند، خریدار مجددا به واحد اجرا مراجعه می‌کند.دایره اجرا به دفترخانه‌ای که مقرر شده بود به تنظیم سند اقدام کند، اطلاع می‌دهد که پس از آماده شدن سند، این واحد را مطلع کند تا نسبت به امضای سند (به جای فروشنده اصلی) اقدام کند.ماده 145 قانون اجرای احکام مدنی نیز صراحتاً بر همین امر دلالت داشته و مقرر می‌کند «هرگاه مالک حاضر به امضای سند انتقال به نام خریدار نشود، نماینده دادگاه سند انتقال را در دفتر اسناد رسمی به نام خریدار امضا می‌کند.»نکته‌ای که باید به آن اشاره کرد، این است که مأمور اجرا صرفا به مندرجات حکم عمل می‌کند و در مورد موضوعات خارج از آن هیچ گونه مسئولیتی ندارد. بنابراین تسلیم مبیع بعد از صدور حکم الزام به تنظیم، دعوایی جداگانه محسوب می شود که از آثار حکم الزام به تنظیم سند نخواهد بود.